INTEGRACIÓN NEXTCLOUD n8n: AUTOMATIZAR NEXTCLOUD CON N8N

Actualiza los datos de un usuario existente en tu instancia NextCloud. Perfecto para mantener sincronizados los perfiles de usuarios con tu directorio corporativo, modificar cuotas de almacenamiento automáticamente según roles, o actualizar información de contacto cuando cambia en tu HRMS.

Parámetros clave: Username (requerido): Nombre de usuario del usuario a actualizar. Campo de texto que acepta valores fijos o expresiones dinámicas desde datos previos del workflow. Update Fields (opcional): Sección dinámica que permite añadir propiedades específicas a modificar (correo electrónico, cuota de almacenamiento, nombre visible, etc.). Haz clic en "Add option" para seleccionar qué campos actualizar.

Casos de uso típicos: Sincroniza automáticamente cambios de correo electrónico cuando un empleado actualiza sus datos en tu sistema RH. Ajusta cuotas de almacenamiento NextCloud según el plan de suscripción detectado en tu CRM. Actualiza nombres visibles de usuarios cuando cambian de departamento o rol.

Cuándo usarlo: Cada vez que necesites reflejar en NextCloud cambios de información provenientes de otra fuente (HR, CRM, directorio LDAP). Combina con un trigger Schedule o Webhook para verificaciones periódicas o actualizaciones en tiempo real.

Recupera una lista de usuarios registrados en tu instancia NextCloud, con opción de limitar el número de resultados o recuperar todos. Útil para generar reportes de usuarios activos, sincronizar listas de usuarios con otros sistemas, o verificar quiénes tienen acceso a tu NextCloud.

Parámetros clave: Return All (opcional): Interruptor on/off. Cuando está activado, ignora el límite y recupera todos los usuarios disponibles. Limit (opcional): Campo numérico que especifica el máximo de usuarios a recuperar. Por defecto 50. Respetado solo si "Return All" está desactivado. Options (opcional): Sección para añadir propiedades adicionales de filtrado o personalización del output (haz clic en "Add option" para expandir).

Casos de uso típicos: Genera un reporte semanal de todos los usuarios activos en NextCloud y envíalo por email a administradores. Sincroniza la lista de usuarios NextCloud con un Google Sheet para gestión centralizada. Verifica diariamente si hay usuarios nuevos y envía una notificación a IT.

Cuándo usarlo: Para auditorías regulares, sincronizaciones con bases de datos de usuarios, o cuando necesites datos de múltiples usuarios como input de otras acciones del workflow. Combina con acciones de Google Sheets o envío de emails para generar dashboards o alertas.

Obtiene información detallada de un usuario específico de NextCloud (email, cuota de almacenamiento, grupos, última conexión, etc.). Ideal para verificar datos antes de realizar operaciones, validar permisos, o enriquecer información de usuarios en otros sistemas.

Parámetros clave: Username (requerido): Campo de texto para especificar el nombre de usuario exacto del que quieres obtener información. Acepta valores fijos o expresiones dinámicas.

Casos de uso típicos: Verifica si un usuario existe antes de compartirle un archivo automáticamente. Recupera la cuota de almacenamiento actual de un usuario para alertar cuando se acerca al límite. Obtén el email asociado a un username para enviar notificaciones personalizadas.

Cuándo usarlo: Como paso de validación antes de ejecutar otras acciones sobre ese usuario, para enriquecer datos en workflows complejos, o para generar información personalizada basada en atributos específicos del usuario. Perfecto para flujos condicionales (IF nodes) que dependen de características del usuario.

Elimina permanentemente un usuario de tu instancia NextCloud. Usa esta acción con precaución, idealmente en workflows que detectan bajas de empleados en tu sistema HR o cuando usuarios solicitan eliminación de datos (cumplimiento GDPR).

Parámetros clave: Username (requerido): Campo de texto para especificar el nombre de usuario a eliminar. Acepta valores fijos o expresiones.

Casos de uso típicos: Elimina automáticamente cuentas NextCloud cuando un empleado es marcado como "inactivo" en tu HRMS. Procesa solicitudes de eliminación de datos: cuando un formulario de GDPR se completa, elimina el usuario automáticamente. Limpia usuarios de prueba o temporales después de un período definido.

Cuándo usarlo: Exclusivamente para procesos de offboarding automatizados o limpieza planificada de cuentas. Recomendación crítica: Implementa siempre pasos de validación previos (IF node para verificar condiciones) y considera primero deshabilitar usuarios en lugar de eliminarlos directamente, para evitar pérdidas de datos accidentales.

Crea una nueva cuenta de usuario en NextCloud con información básica (username, email). Fundamental para automatizar procesos de onboarding cuando nuevos empleados o clientes necesitan acceso a tu instancia NextCloud.

Parámetros clave: Username (requerido): Campo de texto para el nombre de usuario único. Acepta expresiones dinámicas (ej: generar desde nombre+apellido). Email (requerido): Campo de texto para la dirección de correo electrónico del nuevo usuario. Additional Fields (opcional): Sección dinámica para añadir propiedades opcionales como nombre visible, cuota de almacenamiento inicial, grupos, etc. Haz clic en "Add Field" para configurar más parámetros.

Casos de uso típicos: Crea automáticamente una cuenta NextCloud cuando se añade un empleado en tu sistema HR, usando su email corporativo. Genera usuarios NextCloud para nuevos clientes en tu CRM que necesitan acceso a documentos compartidos. Onboarding masivo: conecta una Google Sheet con datos de nuevos usuarios y créalos todos automáticamente.

Cuándo usarlo: En workflows de onboarding automatizado, sincronización de directorios de usuarios, o cuando detectas nuevos usuarios en sistemas externos (CRM, HR, LDAP) que requieren acceso a NextCloud. Combina con "Add to Group" o "Set Quota" para configuración completa.

Comparte una carpeta o archivo de NextCloud con usuarios específicos, grupos, o genera enlaces públicos. Permite automatizar la distribución de documentos sin tener que gestionar permisos manualmente cada vez.

Parámetros clave: File Path (requerido): Ruta completa del archivo/carpeta a compartir (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf). Share Type (requerido): Menú desplegable para elegir el método de compartición: "User" (usuario específico), "Group", "Public Link", etc. User (requerido si Share Type = User): Campo de texto para especificar el username del usuario NextCloud con quien compartir. Options (opcional): Sección para añadir propiedades de compartición (permisos de lectura/escritura, contraseña, fecha de expiración, etc.). Haz clic en "Add option" para configurar.

Casos de uso típicos: Comparte automáticamente facturas generadas con el departamento de contabilidad en cuanto se crean en /invoices/. Genera enlaces públicos con contraseña para documentos sensibles que deben compartirse temporalmente con externos. Otorga acceso automático a carpetas de proyecto a nuevos miembros del equipo detectados en tu gestión de tareas como ClickUp.

Cuándo usarlo: Para compartición automática basada en eventos (nuevo archivo detectado, usuario añadido a proyecto, documento generado), distribución programada de reportes, o cuando necesites permisos dinámicos según reglas de negocio. Combina con opciones de permisos y expiración para control fino.

Mueve y/o renombra carpetas o archivos dentro de NextCloud. Perfecto para reorganizar automáticamente tu estructura de archivos según reglas, archivar documentos procesados, o implementar flujos de aprobación donde archivos cambian de ubicación según su estado.

Parámetros clave: From Path (requerido): Ruta completa actual del archivo/carpeta a mover, incluyendo nombre y extensión (ej: /invoices/old_name.txt). To Path (requerido): Ruta completa de destino, incluyendo el nuevo nombre si se renombra (ej: /invoices/new_name.txt).

Casos de uso típicos: Archiva automáticamente facturas pagadas desde /invoices/pending/ a /invoices/paid/YYYY/ organizándolas por año. Mueve documentos desde carpetas de "borrador" a "final" cuando reciben aprobación en tu workflow. Renombra archivos añadiendo prefijos o sufijos según metadata (ej: añade fecha de procesamiento al nombre).

Cuándo usarlo: Para implementar sistemas de archivado automático, flujos de aprobación con cambios de ubicación, reorganización programada de archivos según fechas, o renombrado masivo basado en patrones. Útil después de detectar eventos específicos (pago confirmado, aprobación recibida, fecha límite alcanzada).

Lista el contenido completo de una carpeta específica en NextCloud (archivos y subcarpetas). Esencial para workflows que necesitan procesar múltiples archivos, verificar existencia de documentos, o sincronizar contenido entre sistemas.

Parámetros clave: Folder Path (requerido): Ruta completa de la carpeta a listar (ej: /invoices/2019/). Campo de texto que acepta valores fijos o expresiones.

Casos de uso típicos: Verifica diariamente si hay nuevos archivos en /uploads/ y procesa cada uno (envío de email, conversión de formato, backup). Lista archivos de una carpeta de proyectos para generar un índice automático en Google Sheets o Notion. Detecta archivos antiguos sin modificaciones recientes para archivar o eliminar automáticamente.

Cuándo usarlo: Como punto de partida para workflows que procesan múltiples archivos (usa Split in Batches después para iterar), para auditorías de contenido de carpetas, sincronizaciones con otros sistemas, o cuando necesites contar/verificar archivos antes de ejecutar otras acciones. Combina con loops y filtros para procesamiento selectivo.

Elimina permanentemente una carpeta o archivo de NextCloud. Usa con precaución, idealmente para limpieza automatizada de archivos temporales, archivado con eliminación, o cuando detectas contenido duplicado/obsoleto.

Parámetros clave: Delete Path (requerido): Ruta completa del archivo/carpeta a eliminar (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf). Campo de texto que acepta expresiones.

Casos de uso típicos: Elimina automáticamente archivos temporales más antiguos de 30 días en /temp/. Limpia archivos procesados exitosamente después de respaldarlos en otro sistema. Elimina duplicados detectados por workflows de detección de archivos similares.

Cuándo usarlo: Para limpieza programada de archivos temporales, como paso final después de procesamiento y backup exitoso, o en workflows de detección de duplicados. Recomendación crítica: Siempre implementa verificaciones previas (IF nodes) para evitar eliminaciones accidentales. Considera primero mover a una carpeta "papelera" temporal antes de eliminar permanentemente.

Crea una nueva carpeta en una ubicación específica de NextCloud. Fundamental para automatizar la creación de estructuras de carpetas organizadas cuando se inician nuevos proyectos, clientes, o períodos.

Parámetros clave: Folder (requerido): Ruta completa de la nueva carpeta a crear (ej: /invoices/2019). Campo de texto que acepta expresiones dinámicas.

Casos de uso típicos: Crea automáticamente una estructura de carpetas completa para nuevos proyectos: /projects/[nombre_proyecto]/ con subcarpetas Docs, Facturas, Contratos. Genera carpetas mensuales automáticamente el primer día de cada mes: /backups/2024/enero/. Crea carpetas individuales para nuevos clientes cuando se añaden al CRM.

Cuándo usarlo: Como primer paso en workflows de inicialización de proyectos, para organización temporal automatizada (carpetas por fecha), o cuando detectas nuevas entidades (clientes, proyectos, equipos) que necesitan espacio dedicado. Combina múltiples "Create Folder" para generar estructuras jerárquicas completas de una vez.

Copia carpetas o archivos de una ubicación a otra en NextCloud, creando duplicados. Útil para sistemas de backup internos, templates de proyectos, o distribución de documentos estándar.

Parámetros clave: From Path (requerido): Ruta completa del archivo/carpeta a copiar (ej: /invoices/original.txt). To Path (requerido): Ruta completa de destino, incluyendo el nombre del duplicado (ej: /invoices/copy.txt).

Casos de uso típicos: Copia automáticamente una plantilla de carpeta de proyecto completa cuando se inicia uno nuevo. Genera backups internos de documentos críticos en una carpeta dedicada antes de modificaciones automáticas. Distribuye archivos estándar (contratos tipo, formularios) a carpetas de usuarios específicos.

Cuándo usarlo: Para sistemas de templates automatizados, backups internos antes de operaciones riesgosas, distribución de documentos estándar a múltiples ubicaciones, o duplicación de estructuras completas. Combina con Date/Time nodes para copias programadas o con triggers de eventos para backups reactivos.

Sube un archivo a NextCloud desde datos binarios o contenido de texto generado en el workflow. Permite crear archivos en NextCloud desde cero o guardar documentos generados por otras aplicaciones conectadas.

Parámetros clave: File Path (requerido): Ruta completa donde se guardará el archivo, incluyendo nombre y extensión (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf). Binary File (opcional): Interruptor on/off. Activado = el archivo viene de datos binarios previos del workflow (ej: PDF generado). Desactivado = usar campo de contenido de texto. File Content (opcional, solo si Binary File = off): Campo de texto para proporcionar directamente el contenido del archivo.

Casos de uso típicos: Guarda automáticamente PDFs generados (desde Google Docs, plantillas, APIs) directamente en NextCloud organizados por carpetas. Crea archivos de log o reportes en formato TXT con datos agregados desde múltiples fuentes. Sube facturas recibidas por email (adjuntos) a NextCloud para archivado automático.

Cuándo usarlo: Después de nodos que generan documentos (PDF generators, Google Docs, APIs), para guardar outputs de workflows como archivos persistentes, o cuando necesites crear archivos programáticamente con contenido dinámico. Combina con generadores de contenido para workflows completos de document generation + archivado.

Comparte un archivo específico de NextCloud con usuarios, grupos, o genera enlaces públicos. Funcionalidad similar a Share (Folder) pero enfocada en archivos individuales con opciones de permisos detalladas.

Parámetros clave: File Path (requerido): Ruta completa del archivo a compartir (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf). Share Type (requerido): Menú desplegable - "User" (usuario específico), "Group", "Public Link". User (requerido si Share Type = User): Username del usuario NextCloud con quien compartir. Options (opcional): Sección para configurar permisos (read-only, edit), contraseña para enlaces públicos, fecha de expiración, etc.

Casos de uso típicos: Comparte automáticamente reportes mensuales generados con stakeholders específicos en cuanto están listos. Genera enlaces públicos temporales (con expiración) para documentos que clientes deben revisar. Otorga permisos de lectura únicamente sobre contratos finalizados a equipos relevantes.

Cuándo usarlo: Para compartición automatizada basada en eventos (archivo generado, workflow completado, fecha programada), cuando necesites permisos granulares sobre archivos específicos, o para generación de enlaces públicos con controles de seguridad (contraseñas, expiración). Combina con Email nodes para enviar notificaciones con enlaces de acceso.

Mueve y/o renombra un archivo específico dentro de NextCloud. Funcionalidad similar a Move Folder pero optimizada para operaciones sobre archivos individuales, con validaciones específicas.

Parámetros clave: From Path (requerido): Ruta completa actual del archivo, incluyendo nombre y extensión (ej: /invoices/old_name.txt). To Path (requerido): Ruta completa de destino con el nuevo nombre (ej: /invoices/new_name.txt).

Casos de uso típicos: Mueve facturas procesadas desde /pending/ a /processed/ después de confirmar pago en tu sistema contable. Archiva documentos aprobados cambiando su ubicación según estado del workflow. Renombra archivos añadiendo metadata al nombre (fecha de procesamiento, status, ID de transacción).

Cuándo usarlo: Para flujos de aprobación/procesamiento donde archivos cambian de ubicación según estado, sistemas de archivado basados en reglas, renombrado inteligente con metadata, o reorganización de archivos después de validaciones exitosas. Útil en workflows que incluyen etapas de revisión/aprobación.

Descarga un archivo de NextCloud al workflow como dato binario, permitiéndote procesarlo con otros nodos (conversión, análisis, reenvío a otras plataformas).

Parámetros clave: File Path (requerido): Ruta completa del archivo a descargar desde NextCloud (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf). Put Output File in Field (requerido): Nombre del campo binario donde se guardará el archivo en el output del nodo (ej: "data"). Puede ser un valor fijo o expresión.

Casos de uso típicos: Descarga facturas desde NextCloud para procesarlas con OCR y extraer datos estructurados mediante un agente IA de extracción de facturas. Obtén imágenes para redimensionarlas o convertirlas de formato antes de subirlas a otro sistema. Descarga archivos de respaldo para enviarlos por email o subirlos a almacenamiento externo como AWS S3.

Cuándo usarlo: Como paso intermedio en workflows que necesitan procesar archivos de NextCloud (conversión, análisis, transformación), para sincronización con otros sistemas de almacenamiento, o cuando necesites adjuntar archivos de NextCloud en emails/mensajes. Combina con nodos de procesamiento de archivos (Image, PDF, etc.) o con acciones de upload a otras plataformas.

Elimina permanentemente un archivo específico de NextCloud. Versión más granular de "Delete Folder or File", enfocada exclusivamente en archivos individuales.

Parámetros clave: Delete Path (requerido): Ruta completa del archivo a eliminar (ej: /invoices/2019/invoice_1.pdf).

Casos de uso típicos: Elimina archivos temporales después de procesamiento exitoso (ej: archivos en /temp/ después de convertirlos). Limpia archivos obsoletos identificados por workflows de auditoría (más de 90 días sin modificación). Elimina duplicados detectados por workflows de detección de archivos similares.

Cuándo usarlo: Para limpieza automatizada de archivos temporales o procesados, como último paso después de backup exitoso en otro sistema, o en workflows de detección/eliminación de duplicados. Recomendación crítica: Implementa siempre validaciones previas (IF nodes verificando condiciones) y considera logging o alertas antes de eliminar para trazabilidad.

Copia un archivo específico de una ubicación a otra en NextCloud, creando un duplicado. Versión enfocada en archivos individuales con lógica optimizada para operaciones sobre files.

Parámetros clave: From Path (requerido): Ruta completa del archivo a copiar (ej: /invoices/original.txt). To Path (requerido): Ruta completa de destino con el nombre del duplicado (ej: /invoices/copy.txt).

Casos de uso típicos: Genera versiones de backup de archivos críticos antes de modificaciones automáticas. Copia templates de documentos desde una carpeta maestra a carpetas de proyectos específicos. Distribuye archivos estándar (políticas, formularios) a múltiples ubicaciones según reglas.

Cuándo usarlo: Para backups preventivos antes de operaciones riesgosas, sistemas de templates donde archivos base se replican, versionado manual de documentos, o distribución selectiva de archivos a múltiples destinos. Combina con Date/Time para copias programadas o con IF nodes para copias condicionales según metadata.