INTEGRACIÓN MONDAY.COM n8n: AUTOMATIZAR MONDAY.COM CON N8N

Esta acción permite mover un item de Monday.com de un grupo a otro dentro del mismo board, ideal para automatizar el flujo de trabajo visual de tus proyectos. Cuando un item cumple ciertas condiciones (por ejemplo, status completado, fecha límite alcanzada, o validación externa recibida), puedes moverlo automáticamente al grupo correspondiente sin intervención manual.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto que acepta el nombre o el ID numérico del board donde se encuentra el item. Este parámetro es requerido para identificar el tablero correcto.
• Item ID: Campo de texto donde introduces el ID único del item que deseas mover. Puedes usar un valor fijo o una expresión dinámica. Este parámetro es requerido.
• Group Name or ID: Campo de texto que especifica el grupo destino donde se moverá el item. Acepta nombre o ID del grupo y es requerido para completar la operación.

Casos de uso típicos:

• Mueve automáticamente tareas completadas al grupo "Done" cuando un webhook externo confirma la finalización.
• Reorganiza items entre etapas de un pipeline de ventas según cambios de status sincronizados desde tu CRM.
• Transfiere proyectos al grupo "Archived" después de X días sin actividad, basándote en un workflow programado.

Cuándo usarlo: Esta acción es particularmente útil para mantener tus boards organizados automáticamente según reglas de negocio. Perfecto para workflows que reaccionan a eventos externos y necesitan actualizar la posición visual de los items en Monday.com.

Recupera múltiples items de un board y grupo específicos en Monday.com, permitiéndote extraer datos para análisis, sincronización con otras herramientas, o procesamiento posterior en tu workflow n8n. Esta acción es fundamental para construir reportes automáticos o mantener sincronizadas bases de datos externas.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board del cual extraer items. Acepta nombre legible o ID numérico.
• Group Name or ID: Campo de texto requerido que especifica el grupo dentro del board. Limita los resultados a items de ese grupo específico.
• Return All: Interruptor on/off que, cuando está activado, recupera todos los items disponibles sin límite. Cuando está desactivado (por defecto), aplica el parámetro Limit.
• Limit: Campo numérico (por defecto 50) que define el número máximo de items a recuperar si "Return All" está desactivado. Útil para controlar el volumen de datos procesados.

Casos de uso típicos:

• Extrae todos los items de un board de proyectos para generar un informe semanal automatizado enviado por email.
• Sincroniza items de Monday.com a Google Sheets cada hora para análisis en tiempo real.
• Recupera tareas asignadas a un usuario específico para alimentar un dashboard personalizado.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows de extracción y análisis de datos. Úsalo cuando necesites procesar múltiples items, generar reportes o mantener sincronizados sistemas externos con tus datos Monday.com.

Esta acción busca y recupera items de Monday.com filtrando por el valor de una columna específica, permitiéndote encontrar exactamente los items que cumplen ciertos criterios sin tener que recuperar todo el board. Es la acción perfecta para consultas precisas y condicionales.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde realizar la búsqueda.
• Column Name or ID: Campo de texto requerido que especifica la columna por la cual filtrar. Acepta el nombre de la columna o su ID único.
• Column Value: Campo de texto requerido donde introduces el valor exacto a buscar en la columna especificada. Los items que coincidan con este valor serán recuperados.
• Return All: Interruptor on/off para recuperar todos los resultados coincidentes (activado) o limitarlos (desactivado).
• Limit: Campo numérico (por defecto 50) que define cuántos items recuperar si "Return All" está desactivado.

Casos de uso típicos:

• Busca todos los items con status "En Revisión" para enviar notificaciones automáticas a los revisores.
• Recupera items asignados a un cliente específico para generar un reporte personalizado.
• Encuentra tareas con prioridad "Alta" que no tienen fecha límite definida y actualízalas automáticamente.

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows que necesitan buscar items específicos según criterios dinámicos. Combina con acciones de actualización para crear reglas de negocio complejas basadas en valores de columnas.

Recupera los detalles completos de un item específico de Monday.com usando su ID único. Esta acción es esencial cuando tu workflow conoce el ID exacto del item y necesita acceder a toda su información para procesamiento o sincronización.

Parámetros clave:

• Item ID: Campo de texto requerido donde introduces el ID único del item a recuperar. Acepta valores fijos o expresiones dinámicas obtenidas de pasos previos del workflow.

Casos de uso típicos:

• Recupera los detalles completos de un item después de crearlo para verificar que todos los campos se crearon correctamente.
• Obtén información actualizada de un item específico antes de enviar una notificación personalizada por email con sus datos.
• Consulta el estado actual de una tarea para tomar decisiones condicionales en tu workflow (si status = X, entonces hacer Y).

Cuándo usarlo: Esta acción es ideal cuando trabajas con IDs de items conocidos (recibidos de webhooks externos, almacenados en variables, o generados por acciones previas). Úsala para consultas puntuales y precisas antes de ejecutar lógica condicional o actualizaciones.

Elimina permanentemente un item de Monday.com usando su ID único. Esta acción es irreversible y debe utilizarse con precaución, ideal para workflows de limpieza automática o gestión de ciclo de vida de datos.

Parámetros clave:

• Item ID: Campo de texto requerido que especifica el ID único del item a eliminar. Acepta valores fijos o expresiones dinámicas.

Casos de uso típicos:

• Elimina automáticamente items duplicados detectados por lógica de tu workflow.
• Borra tareas obsoletas después de X días sin actividad o cuando su status indica completado y archivado.
• Limpia items de prueba o temporales creados durante procesos de importación o migración.

Cuándo usarlo: Úsala en workflows de mantenimiento y limpieza automatizada. Combina con condiciones estrictas (ej: solo eliminar si status = "Obsoleto" Y fecha > 90 días) para evitar borrados accidentales. Perfecto para mantener tus boards ordenados sin intervención manual.

Crea un nuevo item en un board y grupo específicos de Monday.com, con un nombre definido. Esta acción es la base de prácticamente cualquier workflow que alimente Monday.com desde fuentes externas: formularios, CRMs, emails, webhooks, etc.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde crear el item. Acepta nombre legible o ID numérico.
• Group Name or ID: Campo de texto requerido que especifica el grupo dentro del board donde añadir el nuevo item.
• Name: Campo de texto requerido donde defines el nombre/título del item a crear. Es el campo principal visible en el board.
• Additional Fields: Sección expandible que permite añadir propiedades opcionales adicionales al item en el momento de su creación (valores de columnas personalizadas, etc.).

Casos de uso típicos:

• Crea automáticamente un item de proyecto en Monday.com cada vez que un formulario Typeform recibe una nueva respuesta.
• Genera tareas en Monday.com desde emails entrantes en Gmail que cumplen ciertos criterios (asunto específico, remitente VIP).
• Añade leads a tu board de ventas en Monday.com cuando un webhook de tu CRM notifica nuevas oportunidades.

Cuándo usarlo: Es la acción fundamental para workflows que alimentan Monday.com. Úsala siempre que necesites crear items desde eventos externos, sincronizar datos entrantes, o inicializar nuevos proyectos/tareas de manera programática.

Actualiza los valores de múltiples columnas de un item Monday.com en una sola operación, permitiéndote modificar varios campos simultáneamente de manera eficiente. Ideal para actualizaciones masivas de datos o sincronizaciones complejas.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde se encuentra el item a actualizar.
• Item ID: Campo de texto requerido donde introduces el ID del item cuyos valores de columnas se modificarán. Acepta valor fijo o expresión dinámica.
• Column Values: Área de texto grande requerida donde introduces los nuevos valores para múltiples columnas. Debe proporcionarse en formato JSON estructurado que Monday.com pueda interpretar.

Casos de uso típicos:

• Actualiza simultáneamente status, fecha límite y asignado cuando un proyecto alcanza cierta fase en un sistema externo.
• Sincroniza múltiples campos de Monday.com con datos de una fila actualizada en Google Sheets o Airtable.
• Modifica varios indicadores de un item (prioridad, etiquetas, valores numéricos) según cálculos realizados en pasos previos del workflow.

Cuándo usarlo: Perfecto para sincronizaciones bidireccionales o actualizaciones masivas donde modificar columna por columna sería ineficiente. Asegúrate de construir el JSON de Column Values correctamente para evitar errores de formato.

Actualiza el valor de una única columna específica de un item Monday.com. Esta acción es más simple y directa que "Change Multiple Column Values" cuando solo necesitas modificar un campo concreto.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde se encuentra el item.
• Item ID: Campo de texto requerido donde especificas el ID del item a actualizar. Acepta valor fijo o expresión.
• Column Name or ID: Campo de texto requerido que identifica la columna específica cuyo valor será modificado. Acepta nombre legible o ID de columna.
• Value: Campo de texto requerido donde introduces el nuevo valor para la columna. El formato depende del tipo de columna (texto, número, fecha, etc.).

Casos de uso típicos:

• Actualiza el status de una tarea en Monday.com cuando un webhook externo notifica completado.
• Cambia la fecha límite de un item según cálculos de tu workflow (ej: fecha actual + 7 días).
• Modifica el valor de una columna numérica (presupuesto, puntos, etc.) basándote en datos recibidos de otra aplicación.

Cuándo usarlo: Úsala cuando necesites actualizar un solo campo de manera puntual. Es más eficiente y legible que construir un JSON complejo. Combina múltiples acciones "Change Column Value" si necesitas actualizar varios campos de manera secuencial y condicional.

Añade una actualización de texto (comentario) a un item específico de Monday.com, ideal para mantener un registro automático de eventos o añadir notas contextuales desde tus workflows. Esta acción replica la funcionalidad de "Añadir actualización" que los usuarios hacen manualmente en Monday.com.

Parámetros clave:

• Item ID: Campo de texto requerido donde introduces el ID del item al cual añadir la actualización. Acepta valor fijo o expresión dinámica.
• Update Text: Campo de texto requerido donde escribes el contenido de la actualización que aparecerá en el item. Puede incluir texto libre, menciones, o información extraída de pasos previos del workflow.

Casos de uso típicos:

• Añade automáticamente un comentario en un item Monday.com cuando un cliente responde un email, registrando fecha y contenido de la respuesta.
• Publica actualizaciones de status desde sistemas externos ("Factura pagada", "Envío realizado", etc.) para mantener al equipo informado.
• Registra automáticamente cambios importantes realizados por workflows (ej: "Asignado automáticamente a Juan por regla de escalación").

Cuándo usarlo: Perfecto para crear trazabilidad automática de eventos o añadir contexto a items sin intervención manual. Muy útil combinado con notificaciones para que el equipo reciba actualizaciones instantáneas de cambios automatizados.

Recupera múltiples grupos de un board específico en Monday.com, permitiéndote listar todos los grupos disponibles o filtrar según criterios. Esta acción es útil para workflows que necesitan explorar la estructura de un board antes de crear o mover items.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board del cual recuperar los grupos. Acepta nombre legible o ID numérico.

Casos de uso típicos:

• Lista todos los grupos de un board para construir dinámicamente menús de selección en formularios externos.
• Verifica la existencia de un grupo específico antes de intentar crear items en él.
• Recupera la estructura completa de grupos para replicarla en otro board o sistema externo (migración/backup).

Cuándo usarlo: Úsala en workflows que necesitan conocer la estructura organizativa de un board Monday.com antes de ejecutar operaciones. Combina con lógica condicional para tomar decisiones basadas en los grupos disponibles.

Crea un nuevo grupo dentro de un board específico de Monday.com, permitiéndote añadir dinámicamente nuevas secciones organizativas a tus tableros desde workflows automatizados. Ideal para estructurar boards de manera programática.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde crear el nuevo grupo. Acepta nombre o ID del board.
• Name: Campo de texto requerido donde introduces el nombre del nuevo grupo que se creará en el board.

Casos de uso típicos:

• Crea automáticamente un grupo para cada nuevo mes en tu board de tareas recurrentes (ej: "Febrero 2026", "Marzo 2026").
• Genera grupos dinámicamente por cliente cuando añades un nuevo cliente a tu sistema (ej: grupo "Proyecto Cliente X").
• Estructura automáticamente boards de proyectos con grupos predefinidos ("Backlog", "En Progreso", "Completado") al inicializar nuevos proyectos.

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows de inicialización de proyectos o estructuración automática de boards. Combina con acciones "Create Board Item" para poblar inmediatamente los grupos recién creados con tareas iniciales.

Elimina permanentemente un grupo específico de un board Monday.com, incluyendo todos los items que contiene. Esta acción es irreversible y debe usarse con extrema precaución.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde se encuentra el grupo a eliminar.
• Group Name or ID: Campo de texto requerido que especifica el grupo exacto a eliminar. Acepta nombre legible o ID del grupo.

Casos de uso típicos:

• Elimina grupos temporales creados para proyectos finalizados después de X días de inactividad.
• Limpia automáticamente grupos de prueba o testing en boards de desarrollo.
• Borra grupos obsoletos cuando se completa una fase de proyecto y los datos ya están archivados externamente.

Cuándo usarlo: Úsala únicamente en workflows de limpieza y mantenimiento con condiciones muy estrictas. Asegúrate de validar que el grupo a eliminar realmente debe borrarse, ya que perderás todos sus items. Considera primero mover items a un grupo de archivo antes de eliminar.

Recupera múltiples columnas de un board específico de Monday.com, permitiéndote listar todas las columnas disponibles con sus detalles (tipo, configuración, etc.). Esta acción es útil para workflows que necesitan explorar el esquema de datos de un board.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board del cual recuperar las columnas. Acepta nombre legible o ID numérico.

Casos de uso típicos:

• Lista todas las columnas de un board para mapear automáticamente campos entre Monday.com y otro sistema (ej: sincronización con base de datos externa).
• Verifica la existencia y tipo de columnas específicas antes de ejecutar actualizaciones de valores.
• Documenta automáticamente la estructura de tus boards Monday.com para auditorías o backups de configuración.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows de integración o migración que necesitan adaptarse dinámicamente a la estructura de tus boards. Úsala al inicio de workflows complejos para validar que las columnas esperadas existen antes de proceder.

Crea una nueva columna en un board específico de Monday.com, permitiéndote añadir dinámicamente campos personalizados a tus tableros desde workflows automatizados. Ideal para estructurar boards de manera programática.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board donde crear la columna.
• Title: Campo de texto requerido donde introduces el nombre/título de la nueva columna.
• Column Type: Menú desplegable requerido donde seleccionas el tipo de columna a crear (texto, número, fecha, status, persona, etc.). Define la naturaleza de los datos que almacenará la columna.
• Additional Fields: Sección expandible que permite configurar parámetros opcionales adicionales según el tipo de columna (opciones para columnas tipo select, formato para fechas, etc.).

Casos de uso típicos:

• Añade automáticamente una columna de tracking cuando inicializas un nuevo board de proyecto desde un template.
• Crea columnas personalizadas dinámicamente según las necesidades específicas de cada cliente o proyecto.
• Estructura programáticamente boards con las columnas requeridas para un proceso específico (onboarding, ventas, desarrollo, etc.).

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows de inicialización y configuración automática de boards. Combina con acciones "Create Board" y "Create Board Group" para construir boards completos desde cero de manera programática.

Recupera múltiples boards de tu workspace Monday.com, permitiéndote listar boards disponibles con un límite configurable. Esta acción es fundamental para workflows que necesitan explorar o seleccionar dinámicamente entre tus boards existentes.

Parámetros clave:

• Return All: Interruptor on/off que, cuando está activado, recupera todos los boards disponibles en tu workspace sin límite. Cuando está desactivado, aplica el parámetro Limit.
• Limit: Campo numérico (por defecto 50) que define el número máximo de boards a recuperar si "Return All" está desactivado.

Casos de uso típicos:

• Lista todos los boards de tu workspace para construir dinámicamente un selector en formularios externos o dashboards.
• Recupera boards activos para ejecutar operaciones en masa (ej: backup de todos los boards, análisis global, reportes consolidados).
• Encuentra boards que cumplen ciertos criterios (nombre contiene X) para procesarlos automáticamente.

Cuándo usarlo: Úsala al inicio de workflows que necesitan trabajar con múltiples boards de manera dinámica. Combina con bucles (loops) en n8n para iterar sobre todos los boards recuperados y ejecutar operaciones en cada uno.

Recupera los detalles completos de un board específico de Monday.com usando su nombre o ID. Esta acción te da acceso a toda la información del board (nombre, descripción, propietario, columnas, grupos, etc.) para procesamiento o validación.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido donde introduces el nombre legible o el ID numérico del board a recuperar.

Casos de uso típicos:

• Obtén los detalles de un board antes de ejecutar operaciones masivas para validar que es el correcto.
• Recupera información del board (propietario, configuración) para generar reportes de auditoría o inventario de workspaces.
• Verifica la existencia de un board específico antes de intentar crear items o columnas en él.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows que necesitan validar o explorar boards específicos antes de ejecutar operaciones. Úsala como paso de verificación antes de acciones de creación o modificación para evitar errores.

Crea un nuevo board en tu workspace Monday.com con un nombre y tipo específicos. Esta acción permite inicializar boards completos de manera programática, ideal para workflows de onboarding, gestión de proyectos o creación de estructuras repetitivas.

Parámetros clave:

• Name: Campo de texto requerido donde introduces el nombre del nuevo board que se creará.
• Kind: Menú desplegable que permite especificar el tipo de board (main board, shareable board, private board). Este parámetro define el nivel de visibilidad y permisos del board. Acepta valor fijo o expresión.
• Additional Fields: Sección expandible para añadir parámetros opcionales adicionales durante la creación (descripción, propietario, etc.).

Casos de uso típicos:

• Crea automáticamente un nuevo board de proyecto cada vez que ganas un cliente en tu CRM.
• Genera boards de onboarding personalizados para cada nuevo empleado con estructura predefinida.
• Inicializa boards temporales para eventos o campañas que luego se archivan automáticamente.

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows de inicialización de proyectos o gestión de ciclo de vida de boards. Combina con acciones "Create Board Group", "Create Board Column" y "Create Board Item" para construir boards completos y funcionales desde cero automáticamente.

Archiva un board específico de Monday.com sin eliminarlo permanentemente, permitiéndote mantenerlo oculto pero recuperable si es necesario. Esta acción es ideal para gestión de ciclo de vida de proyectos finalizados.

Parámetros clave:

• Board Name or ID: Campo de texto requerido que identifica el board a archivar. Acepta nombre legible o ID numérico.

Casos de uso típicos:

• Archiva automáticamente boards de proyectos completados después de X días sin actividad.
• Oculta boards temporales de eventos o campañas una vez finalizada su fecha límite.
• Gestiona el ciclo de vida de boards de manera automática según reglas de negocio (status, fecha, completitud).

Cuándo usarlo: Úsala para mantener tu workspace Monday.com ordenado sin perder datos históricos. A diferencia de eliminar, archivar permite recuperar el board si es necesario. Combina con lógica de verificación de fechas o status para automatizar completamente la gestión de boards obsoletos. Explora otras integraciones como ClickUp n8n para comparar alternativas de gestión de proyectos.