INTEGRACIÓN HIGHLEVEL n8n: AUTOMATIZAR HIGHLEVEL CON N8N

Esta acción consulta los slots de tiempo disponibles en un calendario específico de HighLevel dentro de un rango de fechas definido. Es particularmente útil para automatizar procesos de reserva, proponer horarios disponibles a clientes o sincronizar disponibilidades con otras plataformas de programación.

Parámetros clave: Calendar ID (requerido, identificador único del calendario), Start Date (fecha/hora de inicio del período de búsqueda), End Date (fecha/hora de fin), Additional Fields (sección opcional para propiedades adicionales).

Casos de uso típicos: Consultar automáticamente los slots disponibles antes de enviar un email de propuesta de cita a un lead. Sincronizar disponibilidades entre HighLevel y aplicaciones externas de reservas (Calendly, Google Calendar). Crear un workflow que consulta slots libres cada mañana y envía un resumen al equipo comercial vía Slack.

Cuándo usarlo: Perfecto cuando necesitas conocer las disponibilidades reales antes de ejecutar una acción de programación o notificación. Combínalo con "Book Appointment" para crear flujos de reserva completamente automatizados.

Programa automáticamente una cita en un calendario HighLevel especificando el slot, el contacto asociado y opcionalmente la ubicación. Esta acción elimina la necesidad de entrada manual de citas y garantiza que cada reserva se registre correctamente en tu CRM.

Parámetros clave: Calendar ID (requerido), Location ID (opcional, identificador de ubicación), Contact ID (ID del contacto vinculado), Start Time (fecha y hora de inicio), Additional Fields (sección expandible para propiedades opcionales).

Casos de uso: Reservar automáticamente una cita cuando un lead completa un formulario de solicitud de demostración. Programar follow-ups en el calendario del equipo comercial después de una primera interacción. Sincronizar citas creadas en otras plataformas (Zoom, Google Meet) hacia HighLevel para centralizar la gestión.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows donde la programación de citas es el resultado de una acción externa (formulario completado, pago recibido, lead calificado). Combínalo con "Get Free Slots" para verificar disponibilidad antes de reservar.

Modifica los datos de una tarea existente en HighLevel, como su título, estado, fecha de vencimiento o cualquier otro campo personalizado. Útil para mantener actualizadas tus tareas operativas según eventos externos o reglas automatizadas.

Parámetros clave: Contact Email or ID (identificador del contacto relacionado), Task ID (requerido, identificador único de la tarea), Update Fields (sección dinámica donde añades las propiedades específicas a modificar).

Casos de uso: Marcar automáticamente una tarea como completada cuando se confirma una acción (pago recibido, contrato firmado). Actualizar la fecha de vencimiento de una tarea cuando un cliente solicita una extensión. Cambiar el estado de prioridad de tareas según criterios automáticos (lead calificado, oportunidad avanzada a nueva etapa).

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows que gestionan el ciclo de vida de tareas operativas o comerciales en función de eventos externos o internos del workflow.

Recupera múltiples tareas asociadas a un contacto específico en HighLevel, con la posibilidad de limitar el número de resultados devueltos. Esta acción es ideal para consultar el estado de tareas pendientes o completadas en workflows de análisis o reporting.

Parámetros clave: Contact Email or ID (filtrar tareas por contacto), Return All (interruptor on/off para devolver todas las tareas o aplicar límite), Limit (número máximo de tareas a recuperar, por defecto 20).

Casos de uso: Obtener todas las tareas pendientes de un contacto antes de enviarle un recordatorio automatizado. Generar un informe diario de tareas completadas por equipo o cliente. Consultar tareas asociadas a una oportunidad específica antes de avanzar a la siguiente etapa del pipeline.

Cuándo usarlo: Útil para workflows de control de calidad, auditoría de procesos o reporting automatizado donde necesitas analizar múltiples tareas en bloque.

Recupera los detalles completos de una tarea específica identificada por su Task ID y el contacto asociado. Esta acción proporciona información detallada sobre una única tarea para uso en lógica condicional o procesamiento de datos.

Parámetros clave: Contact Email or ID (email o ID del contacto vinculado, soporta valores fijos o expresiones dinámicas), Task ID (requerido, ID único de la tarea a consultar).

Casos de uso: Verificar el estado de una tarea antes de ejecutar acciones condicionales en el workflow (si completada → acción A, si pendiente → acción B). Obtener detalles de una tarea para incluirlos en notificaciones personalizadas al cliente o al equipo. Auditar tareas específicas en procesos de quality assurance o compliance.

Cuándo usarlo: Ideal cuando necesitas consultar el estado detallado de una tarea específica para tomar decisiones en tu workflow. Combínalo con nodos condicionales (IF) para crear lógicas avanzadas.

Elimina permanentemente una tarea específica de HighLevel usando su Task ID y el contacto asociado. Esta acción es definitiva y no puede revertirse, por lo que debe usarse con precaución en workflows de limpieza o archivado.

Parámetros clave: Contact Email or ID (identificar el contacto vinculado, acepta valor fijo o expresión), Task ID (requerido, identificador único de la tarea a eliminar).

Casos de uso: Limpiar automáticamente tareas obsoletas o duplicadas en procesos de mantenimiento del CRM. Eliminar tareas asociadas a oportunidades perdidas o contactos desactivados. Archivar tareas completadas después de un período determinado para mantener limpio el workspace.

Cuándo usarlo: Reserva esta acción para workflows de administración, limpieza masiva o archivado automatizado. Siempre valida que estás eliminando la tarea correcta antes de ejecutar (usa "Get Task" previo si es necesario).

Crea una nueva tarea en HighLevel asociada a un contacto específico, definiendo título, fecha de vencimiento, estado de completitud y campos adicionales personalizados. Esencial para automatizar la gestión de tareas operativas y comerciales.

Parámetros clave: Contact Email or ID (identificar el contacto vinculado), Title (requerido, nombre descriptivo de la tarea), Due Date (selector de fecha/hora para el vencimiento), Completed (interruptor on/off, por defecto: off/pendiente), Additional Fields (sección desplegable para propiedades opcionales).

Casos de uso: Crear automáticamente una tarea de seguimiento cuando un lead completa un formulario de contacto. Generar tareas de onboarding para nuevos clientes en cuanto se confirma su suscripción en Stripe. Asignar tareas al equipo comercial cuando una oportunidad avanza a una etapa específica del pipeline.

Cuándo usarlo: Úsalo siempre que un evento externo o interno requiera la creación de una acción operativa en HighLevel. Combínalo con condiciones IF para crear tareas solo cuando se cumplan criterios específicos.

Modifica los detalles de una oportunidad existente en HighLevel, como su valor monetario, etapa del pipeline, estado, o cualquier campo personalizado definido en tu CRM. Nota importante: No puedes actualizar el Pipeline ID de una oportunidad mediante esta acción.

Parámetros clave: Opportunity ID (requerido, acepta valor fijo o expresión para identificar la oportunidad), Update Fields (sección dinámica donde seleccionas qué propiedades actualizar: nombre, valor, etapa, contacto asociado, fecha estimada de cierre, etc.).

Casos de uso: Actualizar automáticamente el valor de una oportunidad cuando Stripe detecta un pago parcial o cambio de plan. Avanzar la etapa del pipeline cuando el contacto completa una acción clave (firma de contrato, llamada de descubrimiento). Modificar la fecha estimada de cierre en función de interacciones recientes del cliente.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows donde el estado de una oportunidad depende de eventos externos (interacciones del cliente, pagos, formularios completados) o de lógica interna del workflow.

Recupera múltiples oportunidades desde HighLevel con opciones para limitar el número de resultados y aplicar filtros personalizados para refinar la búsqueda. Esencial para workflows de análisis, reporting o sincronización masiva de datos.

Parámetros clave: Return All (interruptor on/off para devolver todas las oportunidades o aplicar límite), Limit (número máximo de oportunidades a recuperar, por defecto 20), Filters (sección para añadir condiciones de filtrado: etapa de pipeline, valor mínimo/máximo, contacto asociado, fecha de creación, etc.).

Casos de uso: Obtener todas las oportunidades en etapa "Propuesta enviada" para enviar recordatorios automatizados al equipo comercial. Sincronizar oportunidades cerradas ganadas con sistemas de facturación o contabilidad externos. Generar reportes diarios de oportunidades creadas en las últimas 24 horas para análisis de pipeline.

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows de reporting, integración de datos o análisis masivo donde necesitas consultar múltiples oportunidades en bloque y procesarlas con lógica posterior.

Recupera los detalles completos de una oportunidad específica identificada por su Opportunity ID. Proporciona información detallada sobre una única oportunidad para uso en lógica condicional, enriquecimiento de datos o procesamiento individual.

Parámetros clave: Opportunity ID (requerido, identificador único de la oportunidad a consultar, acepta valor fijo o expresión dinámica).

Casos de uso: Verificar el estado actual de una oportunidad antes de ejecutar acciones condicionales (si etapa = X → acción A, si etapa = Y → acción B). Obtener detalles de una oportunidad para incluirlos en emails personalizados al cliente. Consultar el valor de una oportunidad antes de crear una tarea de seguimiento solo si supera un umbral definido.

Cuándo usarlo: Ideal cuando necesitas consultar información específica de una oportunidad para tomar decisiones en tu workflow. Combínalo con nodos IF, Switch o Set para crear lógicas de procesamiento avanzadas según los datos recuperados.

Elimina permanentemente una oportunidad de HighLevel usando su Opportunity ID. Esta acción es irreversible y debe usarse con precaución en workflows de limpieza, archivado o gestión de datos obsoletos.

Parámetros clave: Opportunity ID (requerido, identificador único de la oportunidad a eliminar; define exactamente qué registro será borrado).

Casos de uso: Limpiar automáticamente oportunidades duplicadas detectadas durante procesos de auditoría de CRM. Eliminar oportunidades marcadas como "perdidas" después de un período de inactividad definido. Archivar oportunidades que no cumplen criterios mínimos para mantener limpio el pipeline.

Cuándo usarlo: Reserva esta acción para workflows de administración, limpieza masiva o archivado automatizado. Siempre verifica que estás eliminando la oportunidad correcta antes de ejecutar.

Crea una nueva oportunidad en HighLevel asociada a un contacto específico, definiendo pipeline, nombre, estado y campos adicionales personalizados. Nota importante: Solo puede existir una oportunidad por contacto en HighLevel.

Parámetros clave: Pipeline Name or ID (nombre o ID del pipeline donde se creará la oportunidad), Contact Email or ID (requerido, identificar el contacto asociado; recuerda: solo una oportunidad por contacto), Name (requerido, nombre descriptivo de la oportunidad), Status (menú desplegable, por defecto "Open"), Additional Fields (sección expandible para propiedades opcionales: valor monetario, fecha estimada de cierre, etapa específica, notas, tags).

Casos de uso: Crear automáticamente una oportunidad cuando un lead calificado completa un formulario de solicitud de demostración. Generar oportunidades en HighLevel cuando Stripe detecta un nuevo trial iniciado o upgrade de plan. Transformar contactos importados desde Google Sheets en oportunidades activas si cumplen criterios de calificación.

Cuándo usarlo: Úsalo siempre que un evento externo o interno indique que un contacto se convierte en oportunidad comercial activa. Combínalo con validaciones previas para evitar errores de duplicación.

Modifica los datos de un contacto existente en HighLevel identificándolo por su Contact ID y seleccionando qué campos actualizar. Útil para mantener sincronizados los datos del CRM con información proveniente de otras plataformas o workflows.

Parámetros clave: Contact ID (requerido, identificador único del contacto a actualizar), Update Fields (sección dinámica donde seleccionas qué propiedades modificar: nombre, email, teléfono, dirección, tags, campos personalizados).

Casos de uso: Actualizar automáticamente el email de un contacto cuando cambia su dirección en tu aplicación principal. Añadir tags a contactos según su comportamiento (webinar asistido, ebook descargado, formulario completado). Modificar el estado de suscripción de un contacto cuando Stripe detecta cancelación o cambio de plan.

Cuándo usarlo: Ideal para workflows de sincronización bidireccional entre HighLevel y otras plataformas. Garantiza que los datos del contacto estén siempre actualizados en tiempo real.

Recupera múltiples contactos desde HighLevel con opciones para limitar el número de resultados, aplicar filtros personalizados y configurar opciones avanzadas de consulta. Esencial para workflows de análisis, exportación masiva o sincronización de datos.

Parámetros clave: Return All (interruptor on/off para devolver todos los contactos sin límite), Limit (número máximo de contactos a recuperar, por defecto 50), Filters (sección para añadir condiciones: tags, fecha de creación, email, teléfono, campos personalizados), Options (sección para configuraciones avanzadas opcionales).

Casos de uso: Obtener todos los contactos con tag "Lead calificado" creados en las últimas 24 horas para enviarles un email de bienvenida automatizado. Sincronizar contactos de HighLevel hacia Google Sheets diariamente para análisis o reporting externo. Exportar contactos filtrados por industria o ubicación para campañas segmentadas en plataformas de email marketing.

Cuándo usarlo: Perfecto para workflows de reporting, integración de datos, exportaciones masivas o sincronización periódica con otros sistemas. Usa filtros para optimizar el rendimiento y obtener solo los contactos relevantes.

Recupera los detalles completos de un contacto específico identificado por su Contact ID. Proporciona información detallada sobre un único contacto para uso en lógica condicional, enriquecimiento de datos o procesamiento individual.

Parámetros clave: Contact ID (requerido, acepta valor fijo o expresión dinámica, identificador único del contacto cuyos detalles deseas recuperar).

Casos de uso: Verificar si un contacto existe en HighLevel antes de ejecutar acciones de creación o actualización (evitar duplicados). Obtener datos de un contacto (nombre, email, teléfono) para incluirlos en notificaciones personalizadas al equipo o al cliente. Consultar tags o campos personalizados de un contacto para ejecutar lógica condicional en el workflow.

Cuándo usarlo: Ideal cuando necesitas consultar información específica de un contacto para tomar decisiones en tu workflow. Combínalo con nodos IF, Switch o Set para crear lógicas avanzadas basadas en los datos recuperados.

Elimina permanentemente un contacto de HighLevel usando su Contact ID. Esta acción es irreversible y debe usarse con extrema precaución en workflows de limpieza, cumplimiento de GDPR o gestión de datos obsoletos.

Parámetros clave: Contact ID (requerido, identificador único del contacto a eliminar; define exactamente qué registro será borrado de forma permanente).

Casos de uso: Eliminar automáticamente contactos que solicitan borrado de datos (cumplimiento GDPR/RGPD). Limpiar contactos duplicados detectados durante auditorías de calidad del CRM. Archivar contactos inactivos después de un período definido de no interacción (12 meses sin actividad).

Cuándo usarlo: Reserva esta acción para workflows de administración, compliance o limpieza masiva. Siempre valida que estás eliminando el contacto correcto antes de ejecutar (usa "Get Contact" previamente para verificar datos).

Crea un nuevo contacto en HighLevel o actualiza uno existente si ya existe un contacto con el mismo email o teléfono. Esta operación "upsert" (update + insert) evita duplicados y garantiza que tus datos estén siempre actualizados sin necesidad de verificaciones previas.

Parámetros clave: Email (opcional, dirección de email del contacto, formato esperado: name@email.com, se usa como criterio de coincidencia), Phone (opcional, número de teléfono, formato recomendado: internacional +491234567890, también sirve como criterio de coincidencia), Additional Fields (sección expandible para añadir más propiedades: nombre, apellido, dirección, tags, campos personalizados). Nota importante: Al menos uno de los campos Email o Phone debe estar presente para identificar el contacto.

Casos de uso: Sincronizar automáticamente leads capturados en Typeform, Google Forms o formularios web directamente como contactos en HighLevel sin preocuparte por duplicados. Actualizar información de contactos existentes cuando cambien datos en tu aplicación principal. Importar contactos desde hojas de cálculo o bases de datos externas garantizando que no se crearán duplicados si ya existen. Este tipo de automatización es una práctica común en estrategias de lead generation.

Cuándo usarlo: Úsalo siempre que recibas datos de contacto desde fuentes externas y quieras evitar lógica compleja de verificación de duplicados. El upsert automático simplifica enormemente los workflows de sincronización de contactos.